Fotografo per eventi aziendali a Milano: cosa aspettarsi

Cosa succede davvero quando un fotografo entra in una sala: sopralluogo, tempi, luce, ritratti e consegna, spiegati prima di firmare.

La richiesta arriva quasi sempre così: «Abbiamo una convention il 12, ci servono le foto». Poi, dentro quella riga, ci sono un intervento dal palco, duecento persone in platea, una premiazione, un buffet e otto manager da ritrarre in mezz’ora. Le foto di un evento aziendale non sono un servizio da improvvisare: sono un lavoro di regia che comincia molto prima di accendere la macchina fotografica. Ecco, senza giri di parole, cosa succede quando lavoro a un evento.

Il sopralluogo vale mezza giornata di scatti

Prima dell’evento chiedo sempre di vedere la sala, anche solo in foto o in video. Mi servono tre informazioni: da dove entra la luce, dove posso stare senza finire davanti al pubblico, che colore hanno le pareti e il fondale. Una sala con LED azzurri dietro il palco e faretti caldi sui tavoli è un problema tecnico preciso, e va risolto prima, non alle nove di sera con la platea già seduta.

La scaletta è metà del lavoro

Chiedo il programma e lo leggo riga per riga: chi parla e quando, a che ora c’è la consegna dei premi, quando si abbassano le luci, in quale momento si stringono le mani che contano. Un evento non si può rigirare. Se il brindisi dura novanta secondi, in quei novanta secondi devo essere già nel punto giusto, con l’obiettivo giusto al collo. La differenza tra un reportage e un archivio di scatti casuali sta quasi tutta qui.

La luce delle sale: il problema vero

Le sale convegni sono ambienti ostili: poca luce, sorgenti di colore diverso, un palco illuminato e una platea al buio. Lavoro con obiettivi molto luminosi e, quando serve, con un flash gestito in modo discreto, mai puntato in faccia a chi sta parlando. La regola che mi sono dato è semplice: nessuno deve accorgersi di me mentre sta succedendo qualcosa. Un fotografo che disturba chi è sul palco ha già sbagliato, anche se torna a casa con belle immagini.

Le tre foto che servono sempre

Al di là dello stile, ogni evento aziendale ha bisogno di tre cose. La prima: chi parla, riconoscibile, con un’espressione viva e non a bocca aperta a metà parola. La seconda: la sala piena, perché è l’immagine che finirà nel comunicato e nel report di fine anno. La terza: i dettagli — il badge, le mani che applaudono, il bicchiere alzato, i materiali sul tavolo. Sono le foto che permettono all’ufficio marketing di costruire un racconto, e non solo un album.

I ritratti: novanta secondi a testa

Quasi ogni evento nasconde una seconda richiesta: «già che ci sei, faresti due ritratti al team?». Si può fare, ma va deciso prima. Individuo un angolo con luce pulita vicino alla sala e durante la pausa caffè lavoro a ritmo: novanta secondi a persona, senza rubare l’intera pausa a nessuno. Con quel poco tempo si porta a casa un ritratto professionale utilizzabile su LinkedIn e nella pagina «chi siamo». Quello che non funziona è improvvisarlo a fine serata, quando tutti hanno il cappotto in mano.

Le persone, non solo il programma

La parte che preferisco di un evento non è sul palco: è in platea. Chi ascolta con la testa appoggiata alla mano, chi ride, chi prende appunti, chi si gira verso il collega. Sono le immagini che l’anno dopo fanno dire «c’ero anch’io», e sono quelle che funzionano meglio sui canali dell’azienda, perché mostrano persone e non allestimenti.

Dopo l’evento: cosa arriva, e quando

I tempi si concordano prima. In genere consegno una prima selezione ridotta a poche ore dalla fine — quella che serve per pubblicare mentre l’evento è ancora attuale — e la galleria completa e post-prodotta nei giorni successivi. Le foto arrivano in due formati, uno per il web e uno per la stampa, con l’uso dei diritti definito nero su bianco: è il punto che si dimentica più spesso e che poi crea problemi quando la stessa immagine deve finire su una brochure o in una campagna.

Quattro domande da fare a chiunque, non solo a me

Prima di scegliere un fotografo per un evento, chiedete di vedere un evento intero e non tre scatti scelti bene; chiedete come lavora con poca luce; chiedete i tempi reali di consegna; chiedete cosa succede se l’evento slitta di due ore, perché slitta. Le risposte a queste quattro domande dicono più di qualsiasi portfolio patinato.

Se state organizzando una convention, una premiazione o un incontro con la stampa a Milano o in Lombardia, scrivetemi indicando data, luogo e programma di massima: rispondo entro 24 ore con un preventivo su misura. Qui trovate il portfolio e come lavoro.

Massimo Zanetti — fotografo di eventi e ritratti a Milano